[Prenumerata] [Spis treści]     

Artykuł informacyjny

Zyskaj nowych Klientów bez podnoszenia kosztów działalności

Praca w służbie BHP może być nawet o połowę efektywniejsza. Są na rynku narzędzia, dzięki którym nie będziesz musiał wykonywać już żmudnych odtwórczych czynności takich jak pisanie zaświadczeń, a uwolniony czas poświęcisz na rozwój firmy i procesów bezpieczeństwa. Dowiedz się jak zarabiać więcej bez znacznego podnoszenia kosztów działalności.

crmBHP - bezpieczne narzędzie do zarządzania pracą specjalisty ds. BHP

BHP - bardzo niedoceniana służba

Na specjalistach BHP ciąży obowiązek doboru środków ochrony indywidualnej do firm - często też ich zakup i wydawanie a także ocena ryzyka zawodowego i przygotowanie odpowiednich procedur i instrukcji w celu jego minimalizacji. A gdy spytać dowolnego pracownika czy szefa firmy, który nie zajmuje się na co dzień tematami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy co należy do obowiązków specjalisty ds. BHP, najczęściej pada odpowiedź: "szkolenia". A co to dokładnie znaczy? Tu wiedza osób spoza środowiska często się kończy.

Służba BHP jest bardzo wymagająca i... bardzo niedoceniana. Mało kto zdaje sobie sprawę, że to procedury bezpieczeństwa, które wypracuje specjalista ds. BHP w momencie zagrożenia decydują o zdrowiu i życiu pracowników, a w przypadkach skrajnego zagrożenia nawet o przetrwaniu całej firmy.

A jakie narzędzia do wykonywania tej ważnej pracy mają do dyspozycji specjaliści ds. BHP?

- Bardzo często jest to Word lub Excel, czasem jeszcze zdarza się po prostu notes, długopis i kalka - mówi Krzysztof Zwierzyński, właściciel firmy BeHaP sp. z o.o. od ponad 10 lat zajmującej się obsługą firm w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

U progu trzeciej dekady XXI wieku, zwłaszcza po bardzo dziwnym roku 2020, nie do pomyślenia jest fakt, że osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo firmy i jej pracowników nie posiada odpowiednich narzędzi usprawniających jej pracę. Na rynku istnieją przecież systemy CRM, które nie tylko pozwalają gromadzić dane, ale odpowiednio wypełnione i skonfigurowane bardzo wiele rzeczy "pamiętają za użytkownika" i automatycznie wykonują wiele pracochłonnych czynności.

W działach sprzedaży odpowiedni system CRM do zarządzania sprzedażą to dziś rynkowy standard. Dlaczego w tak ważnym obszarze jak bezpieczeństwo firmy i pracowników firmy szefowie nie widzą powodów do usprawnień? Przyczyn może być kilka:

Zewnętrzni specjaliści ds. BHP to bardzo często emeryci lub osoby w wieku przedemerytalnym, które mają swoje nawyki i pracują już od wielu lat według wypracowanych wcześniej schematów

Zewnętrzni specjaliści ds. BHP to osoby, które na co dzień nie śledzą nowinek technicznych i nawet nie wiedzą, że ich praca może być łatwiejsza, a co za tym idzie bardziej efektywna

Szefowie firm zatrudniających specjalistów ds. BHP jako zewnętrznych podwykonawców robią to wyłącznie z ustawowego obowiązku i w swoich budżetach nie mają zaplanowanych żadnych inwestycji w rozwój oraz usprawnienie obszaru bezpieczeństwa swoich firm pozostawiając organizację i usprawnianie własnej pracy zewnętrznemu podwykonawcy.

Gdy wszystko działa, BHP jest niewidoczne

Służba BHP to bardzo niewdzięczny zawód, zazwyczaj niedoinwestowany i przez wiele firm lekceważony. Dzieje się tak często dlatego, że jest to służba "niewidoczna", a przez to pomijana przy planowaniu budżetów firmowych. Ludzie często zapominają, że to co niewidoczne jest ważniejsze od "fasady".

Od przewidzenia wszelkich możliwych zagrożeń w przedsiębiorstwie, odpowiedniego przeszkolenia załogi i opracowania odpowiednich procedur na ich wypadek zależy często życie i zdrowie pracowników, a nawet to, czy gdy zdarzy się coś naprawdę poważnego - firma przetrwa. Niewiele osób zdaje sobie również sprawę z tego, że odpowiednie procedury to też... większa efektywność pracowników. Choć na co dzień nie myśli się o zagrożeniach, bezpieczeństwo powinno być w każdej firmie jednym z obszarów kluczowych.

BHP przewiduje niespodziewane

Jaki był rok 2020 nie trzeba nikomu mówić. COVID doskonale pokazał nam wszystkim jak ważne są procedury bezpieczeństwa. I choć przewidzenie pandemii i jej wpływu na biznes nie było łatwe, to ostatnie miesiące pokazały że firmy, które zagadnienia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy traktują poważnie, szybciej były w stanie dostosować się do nowej rzeczywistości. Przejście z pracy stacjonarnej na zdalną czy całkowite przemodelowanie hal sprzedaży w sklepach i punktach usługowych wymagało ścisłej współpracy ze specjalistami ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zmodyfikowania lub przygotowania zupełnie nowych procedur.

Ten rok pokazał, jak ważnym obszarem w każdej działalności jest bezpieczeństwo. Może dzięki temu firmy dostrzegą jak niedoceniany i niedoszacowany jest to obszar i wprowadzą do służby BHP współczesne standardy, które w innych działach firmy od lat są już normą?

crmBHP - nowoczesny system CRM dla Twojej firmy

Wkraczamy w XXI wiek

Trzecia dekada XXI wieku to już najwyższy czas, żeby służba BHP zaczęła korzystać z nowoczesnych rozwiązań pozwalających w intuicyjny sposób zarządzać bezpieczeństwem firmy. Na rynku istnieją już rozwiązania, które z powodzeniem zastępują nawet najlepiej dopracowanego Excela.

- Korzystanie z dedykowanego systemu CRM dla branży BHP (w szczególności dla zewnętrznych specjalistów ds. BHP) to przede wszystkim bezpieczna baza zaświadczeń, procedur i list pracowników, a także duża oszczędność czasu, bo w przeciwieństwie do "tradycyjnych metod" raz wprowadzonych danych nie trzeba przy każdym zaświadczeniu przepisywać od nowa, a dokumenty mogą być edytowane, drukowane lub wysyłane seryjnie "z automatu" - wyjaśnia Krzysztof Zwierzyński, właściciel firmy BeHaP sp. z o.o., współtwórca oprogramowania crmBHP.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Specjaliści ds. BHP jako osoby dbające o bezpieczeństwo w firmie powinni świecić przykładem, dlatego w obecnych czasach bardzo restrykcyjnego nadzorowania wrażliwych danych, niedopuszczalne jest trzymanie dokumentów zawierających ważne procedury i wrażliwe dane firmy i jej pracowników w niezabezpieczonych dokumentach na komputerach. Osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo powinny być znane takie terminy jak szyfrowanie danych czy serwery VPN. A jak pokazuje doświadczenie dla większości, zwłaszcza małych i średnich firm to są hasła obce, które kojarzą się z wyspecjalizowanymi usługami IT i dużymi korporacjami. Bardzo często ważne dokumenty firmowe i procedury bezpieczeństwa są przechowywane na wcale nie najnowszych komputerach, "zabezpieczonych" łatwym do złamania hasłem.

Jak zapewnia nas Krzysztof Zwierzyński, w crmBHP wszystkie dane są przechowywane w sposób zapewniający maksymalne zabezpieczenie przed ich utratą lub kradzieżą. Twórcy narzędzia zadbali o to, aby ryzyko wycieku danych zostało ograniczone do minimum. Kopie bezpieczeństwa o których często się zapomina na firmowych komputerach w systemie crmBHP tworzone są codziennie i pozwalają odzyskać utracone dane w kilka minut.

Certyfikat SSL dla domeny sprawia, że połączenie internetowe użytkownika z witryną jest bezpieczne, w samym oprogramowaniu twórcy - jak podkreślają - wykorzystali najnowsze rozwiązania techniczne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu zaszyfrowania i zabezpieczenia danych, które użytkownik wprowadza do tej aplikacji.

Większa efektywność

Praca specjalisty ds. BHP często jest powtarzalna i opiera się na schematach. Mówimy tu przede wszystkim o obszarze szkoleń i potem żmudnym procesie wypisywania zaświadczeń czy pilnowaniu, kiedy któremu pracownikowi w firmie kończą się termin ważności szkolenia. Nadzorowanie tych danych w papierowych notatnikach czy tabelach w Excelu jest czasochłonne i obarczone ryzykiem popełniania błędów.

Czynności związane z ręcznym przypominaniem pracownikom o szkoleniach czy wypisywaniem zaświadczeń zabierają bardzo dużo czasu. Optymalizacja czasu pracy pracownika poprzez systemy CRM to obecnie powszechna praktyka w działach sprzedaży, która realnie wpływa na rentowność pracownika i liczbę oraz jakość kontraktów, jakie pozyskuje do firmy. Elektroniczny system do zarządzania zasobami dotyczącymi BHP sprawia, że specjalista ds. BHP nie musi spędzać wielu godzin na "sekretarskich" czynnościach wystawiania zaświadczeń, faktur czy ręcznego przypominania pracownikom o kończącej się ważności badań lekarskich czy szkoleń. Zamiast niego robi to system, a BHP-owiec ten czas może spożytkować na poprawę i udoskonalanie procedur bezpieczeństwa czy dodatkowe szkolenia dla pracowników np. z udzielania pierwszej pomocy. W przypadku zewnętrznego specjalisty ds. BHP oszczędzony czas pozwala obsłużyć dodatkowych klientów bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ponadto crmBHP pozwala po wykonaniu usługi szybko i sprawnie wystawić fakturę, która jest automatycznie wysyłana do klienta na jego adres e-mail.

- Od ponad roku korzystam z systemu crmBHP w pracy dla swoich klientów. Dokumenty i informacje zamiast rozsiane po całym komputerze mam teraz dostępne online w jednym panelu. W momencie, gdy odeszły mi obowiązki związane z dokumentacją (pisanie zaświadczeń i faktur), moja firma zyskała więcej czasu, dzięki czemu mogliśmy przyjąć do obsługi nowych Klientów nie podnosząc znacząco kosztów naszej działalności - mówi mgr inż. Marek Pruszyński z firmy Mar-Mir, zajmującej się obsługą firm w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. - Intuicyjny system nie wymagał ode mnie przechodzenia specjalistycznego szkolenia z obsługi czy wdrożenia systemu. W kilka chwil po pierwszym zalogowaniu się do narzędzia zorientowałem się co jak działa i po wprowadzeniu danych swoich klientów do CRM system "zdjął" ze mnie dużo czynności, które wykonywane "ręcznie" zabierały mnóstwo czasu, a nie przekładały się bezpośrednio na wartość dla naszych Klientów i dla firmy. Dodatkową zaletą aplikacji jest fakt, że program nie ma zbyt dużej liczby modułów, a jedynie te, które naprawdę w codziennej pracy się wykorzystuje i z migrował mi wcześniejsze dane. - dodaje.

Większe zyski

Każda firma, jeśli chce skalować swój biznes i pozyskiwać dodatkowe przychody powinna szukać rozwiązań, które jej w tym pomogą. Pozyskiwanie nowych Klientów nie zawsze musi wiązać się z zatrudnianiem kolejnych osób i podnoszenia w znaczący sposób kosztów działalności firmy. Czasem wystarczy zmodyfikować procesy w firmie lub wykorzystać odpowiednie narzędzie, które zoptymalizuje pracę pracownika czy działu. crmBHP jest takim właśnie narzędziem. Przerzucenie z człowieka na automat najprostszych czynności potrafi zwiększyć efektywność pracownika nawet o połowę. W przypadku obsługi wielu firm zatrudniających kilkunastu-kilkudziesięciu pracowników ręczne wypisywanie zaświadczeń czy pilnowanie kalendarza szkoleń może zajmować nawet kilkanaście godzin tygodniowo.

Warto zwrócić uwagę na skalę. Inwestując w crmBHP kilkadziesiąt zł miesięcznie firma obsługująca klientów w zakresie BHP znacząco podnosi znacząco swój potencjał. Za koszt abonamentu Netflixa zyskuje czas, który może sprzedać innym podmiotom i zauważalnie zwiększyć swoje zyski. Kto by nie skorzystał?

Algorytm aplikacji jest prosty - mówi współautor crmBHP Krzysztof Zwierzyński. Użytkownik wprowadza dane swoich klientów i ich pracowników, konfiguruje termin powiadamiania o kończących się szkoleniach i badaniach lekarskich, może również zapisać w aplikacji materiały szkoleniowe i udostępniać jako link na e-maila pracownikom w ramach samokształcenia kierowanego.

Zyskaj kontrolę nad bezpieczeństwem swojej firmy z crmBHP

Gotowi na zmianę?

System CRM zwyczajowo kojarzy się ze sprzedażą i uporządkowaną bazą Klientów. W obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy również takie rozwiązanie jest bardzo efektywne. Nowoczesna firma na każdym polu szuka oszczędności i procesów, które ułatwią pracę i zautomatyzują najprostsze czynności, aby zaoszczędzony w ten sposób czas wykorzystać jak najefektywniej. Powtarzalne czynności, które w długiej perspektywie nie budują wartości dla firmy z powodzeniem dziś można powierzyć rozwiązaniom informatycznym. Poza uwolnieniem dodatkowego czasu na faktyczne dbanie o bezpieczeństwo firmy automatyzacja zapewnia jeszcze jedną korzyść. Powtarzalność i mniejsze ryzyko popełniania błędu.

Poza tym należy patrzeć w przyszłość, gdzie obrót dokumentacją elektroniczną, a nie papierową będzie standardem. Ostatni rok pokazał, że może to nastąpić bardzo szybko. Chętnych do przetestowania i skorzystania z wersji próbnej zapraszamy na stronę crmbhp.pl lub bezpośrednio do kontaktu na adres email: admin@crmbhp.pl, tel. 513 127 064

Artur Pleskot
Właściciel firmy Webcoder - współtwórca crmBHP